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组织数字化建设中，各项业务产生的大量签字盖章文件，是重要的业务凭证，却往往分散在各个业务软件中，整理汇总难，内容易篡改，时间一长就找不到了…组织需要建立自己的电子档案系统，提升电子文件归档、利用效率。电子档案应用成趋势 =====================================2020年，国家有关部门出台了两项重要政策，明确“电子档案和传统载体档案具有同等法律效力”、针对电子档案的单套管理发出征询意见稿，电子档案应用逐步形成趋势。但是，随之而来的电子档案管理问题，也成了组织数字化过程中不得不解决的难题：· 如何自动接收来自于不同系统的电子档案?· 电子档案与纸质档案如何统一管理?· 大量的档案文件如何才能高效查阅和利用?· 如何确保归档后的文件永久封存、不被篡改?#契约锁电子档案#契约锁电子档案管理系统通过集成各类业务软件，实现业务档案数据自动收集、分类归档，让组织的数字化成果100%归档、全生命周期管理，让档案在线3秒可查、全程数据存证支持，有效防篡改!契约锁电子档案产品功能特色1、电子档案和纸质档案统一管理无论是业务系统中产生的电子数据文件，还是实际工作中存在的会议记录、手稿、领导批示等纸质文件，契约锁都能进行统一的全生命周期管理。· 针对电子档案，契约锁支持批量导入、或者接口集成等方式，自动完成收集。· 而实际工作中依然存在的纸质档案，契约锁支持通过扫描上传等方式，实现案卷关联和匹配。让组织通过一套系统，统一管理组织内部产生的所有电子档案和纸质档案。2、一站式的档案管理门户为了提升不同部门和岗位的档案管理效率，契约锁通过一个平台入口将分散在各个功能模块、各类业务软件中的数据抽取出来、统一汇总到一个数字档案中心，满足不同人员的管理和使用需求。例如：· 档案管理员：通过个性化门户及时接收、整理档案数据，处理档案借阅申请，掌握档案库使用情况。· 普通用户：可以通过门户快速搜索所需档案文件，查阅本人所有历史借阅记录和档案文件。· 系统管理员：实时监控系统整体运行情况，根据组织及业务需求的变化，对人员、角色、权限以及表单等进行调整。3、档案全生命周期管理结合档案管理办法要求，为组织提供“档案收集、整理、利用、鉴定、销毁等”全程电子化流程，推动档案全生命周期管理，实现合规高效管理和利用。4、建设组织数字档案馆-100%归档契约锁支持批量上传、扫描上传以及对接集成等多种档案数据收集方案，通过和业务系统对接，实现档案数据自动收集，让组织的人员档案、项目文件、电子会计凭证、生产技术文件以及经营决策等数据档案实现100%归档。5、档案自动整理，元数据管理确保档案“四性”为了提升档案整理效率，用户可以在契约锁电子档案系统通过预设规则，实现档案排序、组卷和编号等进行自动化整理。同时，为了确保电子档案的真实性、完整性、可用性和可靠性，契约锁支持对档案的内容、结构、背景以及整个管理过程等元数据自动进行监测，并生成报告，确保档案自身证据价值。6、精准库房管理能力，纸质档案实际存放位置可查针对纸质档案的管理，契约锁提供库房管理应用，精准记录扫描上传的纸质档案实际存放位置，满足对纸质档案进行上架、出入库以及移库等操作需求。7、档案多维度检索-3秒可查已归档的文件，契约锁可以为组织提供多种维度、多种类型的检索方式，通过关键词3秒内精准定位目标档案。8、添加电子签名，确保归档文件防篡改根据国家各项法律法规要求，电子档案系统必须具备电子签名能力，用于确保内容不被篡改，契约锁以权威可信的数字身份证书为支撑，为组织的电子档案添加数字签名，明确各环节责任人真实身份，确保内容不被篡改。9、档案数据实现第三方存证已经归档的文件和数据，可以通过契约锁在权威公证处或者司法区块链中存证，组织打开任意档案文件就能查看其电子数据存证报告，支持一键出证。10、便捷集成业务软件，高效收集档案数据契约锁提供便捷的接口集成方案，通过可视化配置即可快速收集来自于各个业务系统的档案数据，比如从HR系统自动收集人事档案，从ERP系统收集出入库等各类凭证等。11、智能统计能力，档案数据报表多维度分析契约锁借助可视化数据看板和报表，从多维度分析展现组织的档案接收、管理、利用以及保存情况，帮助及时了解档案系统使用情况。总结：契约锁电子档案系统严格按照国家法律法规要求，为每一个组织建立自己的数字化档案馆。统一管理组织内部所有电子档案和纸质档案，结合电子签名技术确定用户真实身份、确保真实数据、真实意愿，让归档数据防篡改，全面实现信创产业链适配，满足不同行业组织的档案管理需求，让组织的数字化成果在这个平台永久封存、可验可查。 |
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